Hotel – il software gestionale per gli alberghi

La soluzione che coniuga una efficace gestione operativa e contabile (compresa la Fattura Elettronica) con la massima semplicità d’uso

Gestione dell’albergo

Con Hotel la gestione dell’albergo diventa immediatamente:

  • più sicura: tutto può essere registrato, basta fogli di carta persi;
  • più rapida: tutto è sotto controllo, tutto l’hotel è sullo schermo;
  • più facile: tutte le operazioni sono automatiche, pochi dati da inserire manualmente.

Installazione guidata

L’installazione di Hotel è semplice e immediata, grazie a una funzione di auto-installazione guidata e a un aiuto vocale. È sufficiente inserire le caratteristiche dell’hotel (le camere, le tariffe, i tipi di addebiti) e Hotel è subito pronto per lavorare con voi.

Tableau e Booking immediati

Con Hotel tutte le situazioni operative dell’hotel appaiono sullo schermo: i clienti in arrivo, quelli “in casa” e quelli in partenza. Le prenotazioni, le conferme, le accettazioni, i cambi di camera, l’inserimento degli addebiti e delle variazioni sono funzioni sempre a portata di mano e facilmente modificabili.
Le finestre del booking mostrano in tempo reale le situazioni mensili e giornaliere. Grazie alle numerose funzioni disporrete di un vero e proprio “cruscotto” da cui pilotare il vostro albergo.

Listini

Hotel permette di stabilire prezzi distinti per diverse camere, o per la medesima camera in stagionalità diverse.

La gestione dei listini permette, nel momento in cui viene inserita una prenotazione, di avere in automatico il prezzo della camera in base al tipo di trattamento scelto ed in base al periodo selezionato. Ovviamente il prezzo che viene proposto in automatico al momento della prenotazione è modificabile.
Con la gestione multilistini è inoltre possibile creare un listino apposito per ogni necessità.

Allotment

Con il termine allotment vengono identificati i particolari contratti con cui l’albergo affida la vendita di un certo numero di camere, per un determinato periodo di tempo, alle agenzie. Hotel consente di inserire uno o più contratti, definendone la durata nel tempo e le relative tariffe, con le agenzie che si occupano della vendita delle camere dell’hotel. In funzione di questi contratti il modulo allotment varia la disponibilità di camere vendibili direttamente dall’albergo. Il modulo consente inoltre la gestione della disponibilità allotment.
Con il modulo allotment la gestione dei contratti con le agenzie, la disponibilità e la situazione del venduto, per ogni singola agenzia e per ogni contratto sono sempre visualizzabili.

Assegnazione camere

Prenotazione e assegnazione delle camere possono essere effettuate per tipologia (singola, doppia), per caratteristica (vista mare, piano rialzato) o per numero. Hotel permette di stabilire prezzi distinti per diverse camere, o per la medesima camera in stagionalità diverse. L’invio delle conferme di prenotazione ai clienti avviene automaticamente tramite fax o e-mail.

Emissione conti e Fatture Elettroniche

Con Hotel potete emettere più conti per la stessa camera oppure un unico conto per diverse camere.
Grazie al “proforma” è possibile verificare a priori la correttezza delle imputazioni contabili prima di procedere all’emissione di documenti fiscali: nessuna possibilità di errore.
Ovviamente proformaFatture Elettoniche e ricevute sono gestibili in euro o in altre valute.

Gestione gruppi

Nessun limite alla flessibilità: le roominglist possono essere generiche o nominative; le camere possono essere assegnate in anticipo o al momento dell’arrivo del gruppo.

Mailing List

Con Hotel i nomi e gli indirizzi dei clienti costituiscono uno schedario molto utile per creare delle liste personalizzate.
Gli auguri di fine anno, le comunicazioni delle offerte speciali, le operazioni promozionali, possono essere gestiti dal computer, inclusa la stampa degli indirizzi sulle etichette adesive. Il tutto nel pieno rispetto della Legge sulla privacy.
Hotel consente di inserire uno o più contratti, definendone la durata nel tempo e le relative tariffe, con le agenzie che si occupano della vendita delle camere dell’hotel. In funzione di questi contratti il modulo allotment varia la disponibilità di camere dell’albergo vendibili direttamente. Il modulo consente inoltre la gestione della disponibilità allotment.

Schedine di Pubblica Sicurezza e Istat

Con Hotel l’adempimento giornaliero di legge obbligatorio (schedine di Pubblica Sicurezza e ISTAT) può essere gestito rapidamente anche da personale non specializzato. Hotel è integrato ai più diffusi software di trasmissione dati telematici alle Questure: una semplice operazione a fine giornata permette la trasmissione dati alle Questure predisposte alla ricezione, in totale sicurezza.
Hotel, inoltre, è predisposto all’invio telematico delle schedine.

Moduli e Servizi aggiuntivi per migliorare le attività dell’Hotel

Modulo Contabilità

Il modulo di Contabilità Generale risolve le problematiche contabili e gli adempimenti fiscali, racchiudendo tutta l’esperienza Dylog in materia. L’apertura verso altre applicazioni, gestionali o di Microsoft Office®, rende il modulo uno strumento di lavoro e di controllo avanzato ed insostituibile.

Caratteristiche funzionali:

  • Regime Ordinario e Semplificato.
  • Piano dei Conti precostituito a 2, 3 o 4 livelli.
  • Elaborazione istantanea di grafici comparativi.
  • Collegamento diretto con le ritenute d’acconto, i cespiti, le partite aperte, le scadenze, la rilevazione dei centri di costo e di ricavo e la gestione Intrastat.
  • Gestione della contabilità di diverse filiali, con registrazione degli eventi contabili direttamente dalla Prima Nota.
  • Generazione di movimenti simulati.
  • Generazione automatica di ratei e risconti.
  • Chiusura delle partite aperte e generazione automatica dei movimenti contabili.
  • Gestione blocco partite da non saldare.
  • Gestione completa dei bonifici a fornitore.
  • Gestione dei beni usati.
  • Integrazione con il modulo Nota Integrativa.
  • Integrazione con soluzione di Tesoreria.
  • Gestione IVA per cassa.

Modulo Magazzino

Il modulo Magazzino è collegato con la gestione commerciale del programma: l’inserimento dei documenti commerciali provvede all’aggiornamento dei valori progressivi di magazzino, grazie a causali circostanziate.

La gestione del magazzino è supportata da un’anagrafica articoli che consente di indicare tutte le peculiarità delle referenze di magazzino, fino alla creazione di campi personalizzati.
Tramite il generatore apposito, è possibile abbinare uno o più codici a barre ad ogni articolo. I codici a barre e gli altri dati legati agli articoli sono stampabili su etichette e colli, modificabili a piacimento. è consentita la generazione di codici a barre standard (EAN, UPC) e liberi.
Il magazzino è movimentabile manualmente inserendo la prima nota di magazzino, da cui è possibile estrapolare la stampa fiscale del giornale di magazzino, elenchi o statistiche legati a queste registrazioni.
La creazione dei tabulati avviene filtrando nel dettaglio i diversi valori legati al magazzino (articoli, valori e progressivi di magazzino). L’elasticità della maschera di imputazione dei dati permette di registrare rapidamente l’inventario.
L’apertura verso fogli elettronici è totale e tutte le stampe sono supportate da anteprima a video e in grado di generare file in formato testo, MS Word, MS Excel o PDF.

Modulo Centralino

È l’applicativo Dylog per la gestione dei centralini telefonici con la possibilità di addebitare sui programmi della Linea HOTEL le chiamate effettuate dai clienti.

Esistono due tipi di Centralino, il primo permette esclusivamente lo scarico automatico delle chiamate. Per questo motivo viene chiamato “Centralino Base”. Il secondo permette anche l’abilitazione e disabilitazione degli interni al momento del check-in e del check-out (“Centralino Avanzato”).
Il modulo Centralino può essere parametrizzato per il computo degli addebiti a tempo o a scatti. Questa opzione è molto utile agli alberghi che abbiano uno o più carrier con diverse tipologie di computo del traffico telefonico. Attualmente, comunque, con la parametrizzazione per unità di tempo (o a tempo effettivo di durata della conversazione) è possibile catturare e gestire il traffico telefonico di praticamente tutte le marche ed i modelli di centralino e di tutte le compagnie ed i carrier (anche in presenza di diversi abbonamenti stipulati per lo stesso centralino) oggi in uso.
Tutte le stampe a controllo/corredo delle transazioni effettuate vengono eseguite direttamente dal gestionale al quale il centralino è collegato.

Archiviazione Ottica

Il modulo Archiviazione Ottica dell’applicativo HOTEL è un sistema di archiviazione elettronica dei documenti che consente di memorizzare, organizzare e ricercare direttamente da HOTEL i documenti.
Il modulo offre l’opportunità di archiviare in formato elettronico tutti i documenti associati alle anagrafiche clienti e ditte, operando direttamente dall’applicativo.

I vantaggi dell’archiviazione ottica:

  • l’accesso immediato ai documenti archiviati;
  • la visualizzazione e la stampa dei documenti archiviati;
  • l’invio tramite e-mail dei documenti;
  • pubblicazione;
  • l’invio via fax dei documenti archiviati (attraverso gli appositi software disponibili sul mercato).

Hotel Online

I dati del tuo albergo a disposizione 24 ore su 24.

I clienti o le agenzie, una volta abilitati, potranno, in qualunque momento, ovunque si trovino, verificare il loro estratto conto o voucher nonché consultare qualsiasi documento pubblicato dall’albergatore. Distanza e tempo non sono più un limite alla tua professionalità. I tuoi clienti potranno accedere al portale Hotel Online 24 ore su 24, anche dal computer di casa, con un notevole risparmio di tempo e la serenità di avere sempre le informazioni a portata di mano. Il software è assolutamente sicuro, nessuno potrà accedere se non autorizzato. I clienti potranno godere di questo servizio, saranno attivati con utente e password scelti dall’albergatore e potranno visualizzare soltanto le informazioni di propria competenza, negando l’accesso a qualsiasi altro utente. Questo è un requisito fondamentale che consente all’albergo e ai suoi clienti di avere garanzia di assoluta riservatezza. I dati visualizzabili in Hotel Online sono aggiornati in tempo reale. Ogni operazione sui gestionali della Linea Hotel è automaticamente osservabile nel portale Online, senza alcun’altra operazione.

Il cliente abilitato potrà eseguire diversi controlli, in totale autonomia:

  • controllare il proprio estratto conto;
  • consultare i voucher con conferma e numero di prenotazione;
  • effettuare in pochi secondi una stampa riepilogativa;
  • consultare documenti.

My Memo

L’innovativo modulo integrato con la linea Hotel per gestire le vostre scadenze, personalizzare ed inviare comunicazioni tramite sms ed e-mail.

MyMemo è il nuovo semplicissimo strumento per comunicare in modo veloce ed efficace con i clienti e i fornitori. Con un semplice click del mouse MyMemo invia messaggi sms o e-mail a gruppi o a singoli clienti.
MyMemo è una soluzione interattiva: permette ai clienti di richiedere informazioni via Sms, come la data e l’ora di partenza, ottenendo dal sistema una risposta automatica scelta dall’operatore.
I messaggi sono preimpostabili per ogni diversa tipologia di scadenza e sono inoltrabili in qualunque momento. I testi sono parametrici, quindi si aggiornano automaticamente con i dati delle anagrafiche, dei clienti e dei fornitori delle agenzie.

Nuovo servizio ServerSMS
Manda i tuoi sms con ricevuta di ritorno e nome del mittente in chiaro a costi molto interessanti.

Personalizzazione delle scadenze
MyMemo consente la creazione di infinite tipologie di scadenze personalizzate caratterizzate da:

  • la ricorrenza dell’invio;
  • il testo dell’sms da inviare;
  • il testo dell’e-mail da inviare;
  • quanti giorni prima del termine, la scadenza debba essere evidenziata all’utente.

I messaggi predefiniti sono parametrici, quindi aggiornati automaticamente dal database con i dati reali dei vostri clienti.

Gestione delle scadenze
Come avvisare tutti i clienti di una promozione? Con pochi semplicissimi passaggi sarà possibile:

  • filtrare l’elenco dei clienti da avvisare utilizzando MyMemo o richiamandolo direttamente dalla lista di HOTEL;
  • selezionare tutte le anagrafiche in lista con un semplice flag;
  • cliccare il pulsante “Invia Messaggi”.

Archivio dei messaggi inviati
Per ogni cliente è possibile in qualsiasi momento visualizzare quanti sms o e-mail sono state inviate.

Sys-Pay: gestione sicura carte di credito

Sys-Pay è la soluzione dedicata alla gestione sicura dei dati delle carte di credito, sia online sia alla reception, già adeguata alla nuova normativa PCI-DSS che prevede:

  1. il salvataggio sicuro e criptato dei dati per riparare voi e i vostri clienti da frodi informatiche e hacker
  2. la verifica in tempo reale della validità di una carta di credito per evitare prenotazioni fittizie
  3. la gestione dei pagamenti online (inclusi depositi cauzionali) con modalità vantaggiose rispetto alle soluzioni attuali

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